Was ist Buchhaltungssoftware und wozu wird sie benötigt?

Das Thema Buchhaltung wirkt für viele Existenzgründer und Kleinunternehmer auf den ersten Blick deutlich abschreckend. Buchhaltungssoftware unterstützt Sie – je nach Ausstattung – bei nahezu allen Aufgaben, die im Büro eines Unternehmens anfallen. Belege erfassen und ablegen, Aufträge erstellen und bestätigen, Rechnungen schreiben, Bilanzen erstellen, Einnahme-Ausgabe Rechnungen erstellen, Mahnungen verschicken.

 

Moderne Software für die Buchhaltung integriert die aktuellsten rechtlichen Randbedingungen. Rechnungen und Mahnungen beispielsweise können so rechtssicher geschrieben, Steuerdokumente steuerrechtlich sicher erstellt werden.

 

Buchhaltungssoftware wird vielfach als Komplettlösung für Unternehmen angeboten, die alle wichtigen Funktionen enthält. Sie ist aber auch – in abgespeckter Version sozusagen – nur für Teilbereiche erhältlich. Das klassische Rechnungsprogramm etwa fällt in die zweite Kategorie. Es erlaubt das Erstellen von Rechnungen und enthält oft auch einige weitere Zusatzfunktionalitäten, aber nicht wirklich mehr.

 

Die Komplettlösung kann im eigenen Unternehmen dazu dienen, um alle buchhalterischen Aufgaben zu übernehmen, oder zumindest deutlich zu vereinfachen.

Anwendungsbereiche der Buchhaltungssoftware

Unternehmen einer gewissen Größe sind im Allgemeinen zur doppelten Buchführung verpflichtet. Freiberufler und Kleinunternehmer, die eine gewisse Umsatzgrenze bzw. Gewinngrenze nicht überschreiten, können eine einfache Einnahmenüberschuss-Rechnung vornehmen. Alle Unternehmensformen sind jedoch dazu verpflichtet, Dokumente, Rechnungen, sowie alle weiteren zahlungsrelevanten Daten für mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Je nach Umfang der Geschäftstätigkeit kann hier jährlich und jahresübergreifend eine erhebliche Anzahl an Dokumenten zusammenkommen.

 

Die Buchhaltungssoftware unterstützt an genau dieser Stelle: Sie erlaubt es nicht nur, alle operativen Aufgaben strukturiert und organisiert durchzuführen und die Jahresabrechnung und Buchhaltung nach der geforderten Art und Weise zu erledigen. Sie hilft auch bei der Archivierung aller Dokumente in elektronischer Form und bietet unter Umständen auch die Möglichkeit, Steuerdokumente direkt an das Finanzamt zu übermitteln.

Wem Buchhaltungssoftware nutzt

Jeder Selbständige verfügt über unterschiedliches Wissen hinsichtlich kaufmännischer Anforderungen. Meist fehlt Zeit, um sich neben der geschäftlichen Tätigkeit ausreichend weiterzubilden. Vielleicht fehlen auch finanzielle Mittel, um eine externe Buchhaltung zu engagieren. In solchen Fällen können Buchhaltungssoftwares eine sinnvolle und werthaltige Anschaffung darstellen. Alle buchhalterischen Tätigkeiten können hiermit meist schnell und effizient – und vor allem weitestgehend rechtssicher – erledigt werden. Relevante Dokumente werden einfach eingescannt und dann weiterverarbeitet oder archiviert.

 

Wie umfassend die Ausstattung der Software ist, hängt vom jeweiligen Anbieter ab. Hier gibt es große Unterschiede.

 

Lokale oder online Bichhaltungssoftware?

Derzeit entstehen immer neue Online Buchhaltungsprogramme. Der Zugriff kann hier ohne Installation einer Software auf dem eigenen Firmenrechner stattfinden. Einfach in das Webportal einloggen und los geht es. Sicherheitsbedenken sind hier im Allgemeinen nicht nötig. Die verwendeten Verschlüsselungstechnologien sind hier in der Regel die modernsten, die verfügbar sind.

 

Wer dennoch lieber auf eine „normale“ Buchhaltungssoftware zurückgreifen möchte, findet ein großes Angebot von unterschiedlichsten Herstellern. Hier gilt es dann, zu vergleichen, um das für den eigenen Bedarf am besten geeignete Buchhaltungsprogramm zu identifizieren.

 

Auf dieser Seite werden unterschiedliche Anbieter vorgestellt und Buchhaltungsprogramme getestet.